De effectiviteit aantonen van een crossmediale campagne; het kost telkens weer (te) veel tijd. Na het wederom opstellen van de zoveelste rapportage waarbij we met ons gehele team Excel files hebben vergeleken, Google Analytics & e-mailmarketing resultaten hebben geïnterpreteerd en het geheel in een presentatie voor onze directie hebben geplaatst, overheerst het gevoel dat het "anders" kan. Minder werk, meer inzicht en "meer gevoel" bij de behaalde resultaten. Het is een situatieschets die waarschijnlijk bekend voorkomt en binnen elke organisatie een vast ritueel is. In dit blog geef ik 5 duidelijke stappen die je als organisatie kan nemen om door middel van dashboards een einde te maken aan de copy-paste-in-Excel-hel!
 

1. Combineer, automatiseer & visualiseer

Data stroomt je organisatie binnen vanuit allerlei kanten; website(s), e-mailmarketing, social monitoring, sales, beurzen, advertentiecampagnes etc. etc. De kracht van een goed dashboard zit in de mogelijkheid om al deze datastromen te combineren en hierbij een combinatie te maken waarin diverse personen binnen je organisatie inzichten kunnen verkrijgen.
 
Een simpel stappenplan: 
  1. Start met het in kaart brengen van de verschillende datastromen.
  2. Bepaal vervolgens het doel; waarom wil ik een (of meerdere) dashboard maken?
  3. Voor wie maak ik dit dashboard en wat kan hij of zij hiermee realiseren?
  4. Welke data is waardevol en zorgt ervoor dat we het gestelde doel bereiken?
  5. Maak een keuze welke aanbieder van dashboard-software je hierbij het beste kan helpen (wij gebruiken voor veel klanten BIME)
  6. Segmenteer; welke data kan geautomatiseerd in het dashboard geladen worden en welke data moet handmatig ingevoerd worden?
  7. Ga samen met je ICT afdeling en eventuele externe adviseur om tafel en richt samen het eerste dashboard in.
  8. Maak het jezelf makkelijk en stel je eerste dashboard op met geautomatiseerde data, beperk de handmatige invoer zoveel mogelijk. Handmatige invoer is een noodzakelijk kwaad wat op den duur altijd omgezet moet worden naar een geautomatiseerd systeem; mensen maken fouten, worden gemakzuchtig en doen uiteindelijk (onbedoeld) de das om van je goed doordachte dashboard.
Een belangrijk onderdeel dat in de praktijk vaak vergeten wordt, of in elk geval te weinig aandacht krijgt, is het dashboard design. Bij het creëren van dashboards die door mensen gewaardeerd en gebruikt worden speelt het design een zeer belangrijke rol. Visualiseer je dashboard dan ook vanuit de manier zoals je ook een website, folder of advertentie zou vormgeven en houd hierbij je doelgroep voor ogen. Bekijk het vanuit jezelf, waar kijk je liever naar? Een Excelfile met hierin enkele grafieken of een infographic waarin dezelfde informatie maar dan vanuit een andere invalshoek (de ontvanger) wordt gevisualiseerd?

2. Realtime en pro-actief

Een dashboard dient realtime informatie te tonen. Als organisatie is het belangrijk om data op elk gewenst moment in te kunnen zien en te kunnen vergelijken met bijvoorbeeld periodes uit het verleden. Het kunnen herkennen van patronen (bij het vergelijken van bijvoorbeeld campagnes) en het kunnen inspelen op acute kansen of bedreigigingen wordt hiermee mogelijk. Maar wat als je niet elk moment van de dag achter je scherm gekluisterd kan zitten om naar je dashboard te kijken? Stel in dat het dashboard pro-actief tegen je praat en de juiste personen op het juiste moment een notificatie stuurt wanneer er iets gebeurt dat buiten de "standaard" valt. Personen worden zodoende meteen op de hoogte gehouden van belangrijke en vooral relevante informatie. Dit creëert draagvlak voor het verder evolueren van de dashboarding-cultuur binnen je organisatie. 
 
Collega's nog meer bekend en betrokken maken? Hang enkele beeldschermen op en zorg dat hier de verschillende dashboards op getoond worden. Snel en effectief!

3. Breng niveaus aan

One dashboard to rule them all; nee dat gaat niet werken. Breng niveaus aan in je dashboards en zorg ervoor dat een persoon alleen dát te zien krijgt dat voor hem of haar waarde toevoegt. Als marketingafdeling wil je natuurlijk meer informatie zien dan bijvoorbeeld het MT dat vooral in de eindresultaten en de KPI-scores geïnteresseerd is. De kracht van een dashboard zit in de waarde die het voor individuele personen, in alle organisatieniveaus, toevoegt. 

4. Vergelijk

Richt je dashboards in op duidelijke doelen. En maak vergelijkingen met benchmarks, industrie gemiddelden en/of historische data. Een dashboard waarin geen referentiepunten zijn om te vergelijken, voegt weinig tot geen waarde toe. Zorg er dan ook voor dat bij elke grafiek of kengetal in je dashboard een doel is vermeld maar ook de mogelijkheid om te kunnen vergelijken.

5. Maak ze beschikbaar

Een dashboard moet niet verstopt zitten in de krochten van bijvoorbeeld het intranet maar moet makkelijk en snel toegankelijk zijn. Alleen desktop toegankelijk? Dat is verleden tijd. Mobiele toegankelijkheid is een must. Maar denk hierbij niet alleen aan het beschikbaar maken van het dashboard op de mobiele apparaten; denk ook juist aan het customizen van het dashboard aan formaten en resoluties van de verschillende apparaten. Zorg ervoor dat de bezoeker de juiste data op het juiste moment via een juiste weergave kan inzien. Probeer hierbij ook, al zal het soms een gevecht met ICT worden, het dashboard beschikbaar te maken buiten de "werkomgeving". We willen een realtime en pro-actief dashboard; zorg er dan ook voor dat het altijd beschikbaar en bereikbaar is. 

Concluderend

Er is veel te schrijven over het belang en het nut van dashboards in een organisatie, maar begin met het bovenstaande stappenplan en vind het zelf uit. Tot op heden ben ik nog geen organisatie tegengekomen die géén (substantieel) voordeel haalt uit het hebben van een actief dashboard-beleid!
 
Heb je nog vragen? Of heb je hulp nodig? Stuur me gerust een mailtje!

Download het E-Book "Aan de slag met Inbound Marketing"

Wil je graag aan de slag met Inbound Marketing maar twijfel je ook nog, haal uit ons E-Book de volgende hanvdvaten voor het starten van je eigen Inbound Marketing traject

Download het E-Book